Cómo organizar una boda sin wedding planner 

La planificación de tu boda requiere organización, creatividad y capacidad de gestión del tiempo.

Por eso, cerca de un tercio de las parejas prefieren contratar a un organizador de bodas profesional para que se encargue de la mayoría de los detalles por ellos.

Pero que no cunda el pánico si no tienes ese lujo. Cada año se celebran aproximadamente 2,5 millones de bodas en EE.UU. y, obviamente, la gran mayoría de ellas se celebraron sin la ayuda de un wedding planner.

La planificación puede parecer abrumadora, pero hay muchas maneras de hacerlo.

¡Empieza por ti!

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Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a mantenerte en el camino y a tener una boda increíble.

16 tips para saber cómo organizar una boda sin Wedding Planner

Saber organizarse va a ser clave en este proceso y es por ello que te compartimos los 16 mejores tips para poder hacer la boda ideal sin contratar un wedding planner.

  1. Encuentra un lugar de celebración de la boda que tenga buena reputación

Investiga.

Elegir un lugar bien establecido te hará ganar la mitad de la batalla, si no más, y hará que tu boda tenga un gran comienzo.

Un lugar de celebración de renombre suele tener un equipo de larga trayectoria con personal experimentado en el lugar que conoce todos los entresijos de la celebración de una boda con éxito. Eso será un activo inestimable para ti.

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Un lugar con un personal bien preparado llevará a cabo tu boda y se pondrá al día aunque la ceremonia se alargue un poco, o necesites ajustes de última hora en los asientos o cometas un error en el calendario, porque lo han visto todo y pueden encargarse de la mayoría de los cambios.

Las bodas pueden funcionar solas cuando se celebran en un gran lugar con personal cualificado.

  1. Trabaja con un director de ventas de catering con experiencia

El personal cualificado incluye trabajar con un Director de Ventas de Catering con experiencia.

Normalmente, la persona que se encarga de tu boda en un hotel u otro lugar ha sido investigada, contratada y bien formada por la dirección del lugar antes de confiarle la responsabilidad de tu evento. Por tanto, no se trata de una persona cualquiera.

Los responsables del catering de esos lugares saben cómo crear el menú perfecto para tu boda, anticiparse a cualquier necesidad especial y planificar todos los detalles relativos al lugar.

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También entienden los elementos de diseño únicos que conforman el espacio de su local, para que no haya sorpresas como que no quede espacio para el baile, y que sólo te enteres después de presentar el recuento final de invitados de que no hay espacio para hacer más grande la pista de baile.

Hay muchos responsables de catering que también se encargan de los eventos corporativos y de otros tipos de eventos como parte de su trabajo.

Esto es algo bueno, ya que aportan mucha experiencia en diferentes tipos de eventos y saben cómo manejar todas las partes en movimiento.

Pero entiende que un gestor de ventas de catering no puede sustituir a un organizador de bodas si necesitas una relación más amplia y directa.

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Los gestores de ventas de catering trabajan principalmente para su empleador y representan la filosofía y el modelo de negocio del local. Por otro lado, un planificador de bodas es contratado por ti y se relaciona contigo directamente sin ningún filtro desde la perspectiva del lugar.

Pero, de nuevo, trabajar con un gestor de ventas de catering con experiencia es todo lo que necesitas para planificar tu boda hasta el más mínimo detalle relacionado con el lugar, y estarás en buenas manos.

  1. Utiliza el equipamiento existente en el lugar de celebración

Los organizadores de bodas son una fantástica fuente de ideas para tu boda.

Entre otras muchas cosas, sus servicios suelen incluir la gestión de la logística, la creación de calendarios, el diseño, la sugerencia de alquiler de sillas y mesas, la búsqueda de cubiertos, vajilla y vasos únicos, hasta la provisión de mantelería especial, y la configuración de toda la arquitectura de tu boda.

Sin embargo, en la mayoría de los casos puede ser innecesario alquilar todo el equipo, puesto que la mayor parte ya está disponible en el lugar de celebración de tu boda.

En lugar de replicar “al pie de la letra” un aspecto concreto que hayas encontrado en una revista brillante o en Pinterest, a menudo puedes recrear tu versión personal inspirándote en algunos de los acentos de diseño y aprovechar la mantelería, las mesas, la plata, las copas y las sillas existentes en el lugar, y ahorrarte miles de dólares de costes alquilando estos artículos.

  1. Haz un seguimiento continuo de lo que estás haciendo

Tu diario de bodas o tu aplicación de planificación de bodas serán tus mejores aliados a la hora de mantenerte organizada.

Es inconmensurablemente importante mantener los pensamientos fluyendo, registrados y organizados en algún lugar en el que siempre puedas recurrir a ellos.

La planificación de la boda incluye un sinfín de detalles.

Al principio habrá muchas partes móviles abrumadoras, y te preguntarás cómo va a salir todo esto.

Muchas parejas se preguntan si han hecho todas las preguntas correctas, si han cruzado todas las “t” y los puntos, o si han pasado completamente por alto algo.

Un planificador de bodas será tu red de seguridad. Pero si no tienes uno, la mejor manera de estar al tanto de todo es llevar un registro perfecto.

Ten a mano tu diario/app de la boda para tomar notas rápidamente, refrescar tu mente, repasar temas, mantenerte al día con los plazos y trabajar a través de las capas de toma de decisiones.

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  1. Elige un lugar que no tengas que rediseñar

Cuando planifiques tu boda sin la ayuda de un planificador de bodas, es más inteligente elegir un lugar que ya esté hecho y decorado.

Esto te ayudará a ahorrar tiempo en la planificación, en el presupuesto y a evitar el rediseño o la construcción de un escenario desde cero que, de todos modos, podría no ser lo que originalmente habías imaginado para tu boda.

Un moderno loft de Manhattan con increíbles vistas sobre el Hudson puede resultar tentador al principio. Pero, ¿podrás calentar un espacio para tu boda que está hecho de suelos, paredes y techos de hormigón con tuberías a la vista?

Elegir el lugar de celebración adecuado es importante cuando planeas tu boda por tu cuenta. Sólo tienes que tener en cuenta todas las demás cosas que conlleva la planificación de una boda, para no acabar decepcionada.

Busca uno que ya esté hecho y diseñado para que puedas centrarte en hacerlo perfecto.

  1. Elige proveedores establecidos y con experiencia

Cuando busques un lugar de celebración, no olvides preguntar por su lista de proveedores preferidos.

Es posible que el lugar de celebración tenga una larga relación con determinados profesionales del sector que aportarán un nivel adicional de experiencia y garantía a tu boda.

Si estás investigando por tu cuenta, utiliza los sitios web de bodas establecidos que enumeran y reseñan los mejores proveedores locales.

En cuanto a la música, también debes buscar agencias de entretenimiento para bodas que sean una ventanilla única para varias bandas, DJ y música para la ceremonia.

Empieza a buscar proveedores en cuanto tengas una fecha reservada y confirmada. Los mejores proveedores de la ciudad se reservan primero. Esto es especialmente cierto en el caso de la música y la fotografía, ya que sólo pueden hacer una actuación a la vez. Los floristas, sin embargo, a menudo pueden ofrecer varios eventos en diferentes lugares.

  1. Sin un planificador de bodas, no muerdas más de lo que puedes masticar

Es probable que hayas empezado tu página de Pinterest con algunas imágenes e inspiraciones increíbles. Estos diseños y bellos montajes suelen requerir un ejército de personas.

No caigas en la tentación de copiar las ideas sin considerar cuidadosamente tus propias capacidades para crearlas y ejecutarlas.

Normalmente, el tiempo tampoco está de tu lado cuando se trata de terminar las manualidades caseras.

Planifica un número realista de proyectos de bricolaje que vayas a intentar.

Además, es importante calcular el tiempo de entrega, el posible almacenamiento nocturno in situ, el traslado de los artículos desde el almacenamiento in situ hasta el salón de baile, el montaje y el desmontaje que necesitas en el lugar de celebración.

Mientras te preparas para la ceremonia maquillándote y peinándote, no debes preocuparte de organizar detalles adicionales en el lugar de celebración.

Quieres estar libre de cualquier tipo de distracción sobre el montaje que te implicaría el día de tu boda. De lo contrario, es muy posible que te exijas demasiado a ti misma y al personal del lugar de celebración.

  1. Asegúrate de tener la información de contacto de tus proveedores de bodas al alcance de la mano

Una vez que tengas seleccionado el equipo de proveedores, querrás tener una buena relación con ellos durante los meses y semanas anteriores a tu boda, porque serán una parte importante de la realización de tu evento.

Asegúrate de haber estudiado sus contratos, términos y condiciones, y de estar al tanto de los honorarios por horas extras, cuándo y cómo se aplican.

Haz un repaso exhaustivo con cada proveedor unos días antes de tu boda para comprobar que conocen los pormenores del lugar de celebración, su lugar de montaje, la entrada de entrega, el horario, y haz que te proporcionen su certificado de seguro de responsabilidad civil, si es necesario.

El día de la boda, ten a mano la información de contacto de todos los proveedores, en marcación rápida, empezando por el oficiante, los músicos de la ceremonia, el responsable de ventas del catering, el florista, el fotógrafo, el videógrafo, el DJ o la banda, los encargados del fotomatón, por nombrar los más importantes.

Si alguien se retrasa, no querrás empezar a buscar su número de teléfono.

  1. Asegúrate de confirmar por escrito muchas comunicaciones con los proveedores de tu boda

Tanto si contratas a un organizador de bodas como si no, en última instancia eres tú quien se encarga de tu boda.

Cuando empieces a investigar los distintos lugares, proveedores y servicios de catering, es probable que descubras que algunos de ellos no son tan receptivos y comunicativos como te gustaría.

En este momento, es importante obtener presupuestos y detalles por escrito para poder compararlos mejor entre sí, e igualmente importante, hacer que los proveedores se responsabilicen de lo que dijeron por teléfono.

También necesitas la información escrita a mano y organizada, ya que es fácil confundir a los distintos vendedores y obligarles a cumplir un presupuesto que quizá nunca hayan aceptado. De ahí la confirmación por escrito.

Empieza con una carpeta para todo el papeleo de la planificación, incluidos los presupuestos y los contratos, así como las listas de proveedores (personas con las que estás en contacto regularmente).

También deberías crear una dirección de correo electrónico sólo para esto, para que todo esté organizado y accesible.

  1. Cumple todos los plazos previos al día de la boda

Crear plazos autoimpuestos te ayudará a mantenerte en el camino y pasar de una tarea a otra.

Los plazos establecidos por tus proveedores también se incluyen aquí.

Habrá fechas en las que los contratos deban completarse y devolverse, incluyendo los depósitos y el pago por adelantado de todo el saldo pendiente.

Mientras trabajas con tus proveedores, no te saltes estos hitos, ya que puede hacer que tus planes se retrasen o, peor aún, se abandonen.

Además, ten en cuenta las fechas en las que tienes que presentar las selecciones definitivas del menú al proveedor, la decisión final sobre las flores, la iluminación especial, el diseño y el tamaño de tu tarta de boda y, lo más importante, el recuento final de invitados y la asignación de mesas al lugar de celebración.

  1. Tómate días libres en la planificación de la boda

Manejar muchas partes en movimiento al mismo tiempo puede ser agotador. Si estás trabajando, puede que también estés compaginando otras responsabilidades y no siempre puedas prestar toda tu atención a la boda.

Planifica unos días de descanso de la planificación de la boda siempre que sea posible, para poder recargar las pilas.

También deberías reservar tiempo de antemano para realizar actividades con amigos o familiares que puedan ayudarte a aliviar parte del estrés.

Concéntrate en eliminar de tu lista los elementos más costosos lo antes posible (asegurar el lugar de celebración, la iglesia, los proveedores, el atuendo) y luego trabaja en afinar los detalles de cómo se desarrollará todo después.

  1. Lee todos los acuerdos con los proveedores, especialmente la letra pequeña

Tómate tu tiempo para leer la letra pequeña, los términos y condiciones, de cada acuerdo que vayas a firmar.

Tanto si contratas a un organizador de bodas como si no, asegúrate de llamar a tus proveedores si tienes alguna duda sobre ciertos aspectos y la verborrea del papeleo.

Asegúrate de entender cuándo se aplican las horas extraordinarias, cuál es tu responsabilidad financiera si tuvieras que cancelar el evento, y qué posibles costes ocultos no figuran en el contrato que algunos lugares sólo revelan en función de la necesidad porque pueden no aplicarse en el momento de la reserva (por ejemplo, costes de mano de obra extra, tasas de montaje anticipado, recargos por comidas de los proveedores, tasas de sombra por mano de obra en lugares con mano de obra sindical).

  1. Evita microgestionar a los proveedores, amigos y familiares el día de la boda

Sí, tú pagas la factura de tu boda, y todo debe salir según lo previsto.

Sin embargo, confía en tus proveedores, que son profesionales y saben cómo hacer que el día salga según lo previsto.

Nadie quiere un tipo de microgestión mientras hace su trabajo el día del evento.

Si hay que cambiar o alterar algo, asegúrate de que lo saben con antelación, para que no haya sorpresas el día de la boda.

Planifica el cronograma de la recepción con suficiente margen de error por si ocurre algo inesperado el gran día.

La salsa secreta se llama planificación y organización por adelantado.

  1. Sé tú misma y mantente auténtica durante el proceso de planificación de la boda

Cuando planifiques una boda sin un planificador de bodas, llevarás varios sombreros a la vez, y puede ser un reto seguir siendo auténtico cuando intentes transmitir tu opinión.

No tengas miedo de pedir ayuda, y no te sientas culpable por pedir la ayuda de tu madre o de tu hermana en algo que dijeron que podían hacer.

El estrés de la planificación de la boda puede hacer mella en tu fuerza mental y emocional, y cuando ni siquiera te reconoces, es hora de dar un paso atrás y reevaluar.

Planifica el calendario de tu boda en torno a lo que te hace feliz: si toda esa planificación no es lo tuyo, ¡contrata a otra persona para que lo haga!

  1. Considera la posibilidad de un planificador de día

Muchos meses de planificación acabarán cristalizando en un día.

Es uno de los mejores días de tu vida, y te mereces disfrutarlo plenamente.

Si has planificado todos los detalles con el responsable del catering de tu lugar de celebración, los proveedores, los amigos y la familia, deberías tener un día increíble.

Para que sea aún más agradable, considera la posibilidad de contratar a un planificador de bodas de un mes o de un día para que se encargue del calendario del día y de los últimos detalles, para que podáis saborear vuestros últimos momentos como pareja.

Debes dar al planificador del mes o del día todos los detalles de la boda con suficiente antelación y presentarle al encargado del catering y a los proveedores del lugar.

El organizador se coordinará con tus otros proveedores, te ayudará con la ceremonia, gestionará tu calendario, solucionará y ajustará los detalles según sea necesario y trabajará estrechamente con el responsable del catering del lugar.

como organizar una boda sin wedding planner
  1. Aprovecha al máximo tu poder de pareja

La gran mayoría de las parejas nunca han sido entrenadas para planificar un evento elaborado de la nada y esperan que sea como los premios de la academia, mientras que sólo tienen una oportunidad de hacerlo bien.

Puede parecer una prueba de fuego para una pareja planificar una boda, pero también es una experiencia de unión que trasciende.

Planear algo tan grande como una boda va a profundizar y fortalecer vuestra relación.

No hay nadie más que os cubra las espaldas como vosotros lo hacéis el uno con el otro, así que aseguraos de aprovechar vuestra asociación para superarlo todo.

Planificad juntos todas las facetas de vuestra boda, ¡aunque sólo sea por diversión!

Reflexiones finales

Planifica con antelación, tómate tu tiempo y comunícate como pareja y con todos tus proveedores en cada paso.

Llevar a cabo una boda sin wedding planner es totalmente posible!

El trabajo duro merece la pena.

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